Proces Coördinator Backoffice

Veiligheid voor alles

Veel mensen denken bij het horen van de naam Securitas al snel aan onze Beveiligers en Receptionisten. Zij zijn de mensen die zichtbaar en met trots het uniform met ons rode logo dragen. Dat er nog veel meer schuilgaat achter onze internationale organisatie is misschien wel ons best bewaarde geheim. Zo weet niet iedereen dat we altijd op zoek zijn naar manieren om nog beter te worden en dat we flink investeren in nieuwe technologieën.

In Nederland kunnen we rekenen op onze circa 5.000 mensen waaronder Beveiligers, Monteurs, Data-analisten en Business Developers. Met elkaar bouwen we vol trots aan een sterk Securitas en bepalen we de beveiliging van morgen. Want veiligheid, daar staan we voor. Daar doen we het voor. Niet voor onszelf, wel voor iedereen om ons heen. Voor mens en maatschappij.

Er liggen mooie uitdagingen op je te wachten als Proces Coördinator Backoffice! Bij Securitas zitten wij midden in een transitieperiode waarbij wij vol in beweging zijn en wij als afdeling zijn ook in beweging. Zo ga jij een bijdrage leveren aan het digitaliseren van veel processen. Deze verandering heeft uiteindelijk weer impact op het kwaliteitsmanagementsysteem. Jij werkt en bouwt mee aan de veranderingen die er plaatsvinden. Een functie met veel uitdagingen, waarbij je zeker niet in een gespreid bedje komt. Kortom, een uiteenlopend takenpakket met volop ruimte voor eigen inbreng waar jij jouw eigen draai aan kunt geven. Dus wat zeg je ervan: zet jij als Proces Coördinator Backoffice jouw talent in voor een veiligere wereld?

Ga er maar aan staan

Als Proces Coördinator BackOffice kom jij terecht op de afdeling Backoffice die momenteel volop in Beweging is. De komende tijd gaat er op de afdeling veel veranderen qua nieuwe systemen en digitalisering waarbij jij een belangrijke rol hebt! Ieder systeem waarmee wij werken wordt vervangen (gaan o.a. naar Oracle) waarbij de processen worden geoptimaliseerd. Uiteindelijk willen wij als afdeling toe naar een meer adviserende rol, waarbij onze medewerker meer de regio ingaan. Hier willen wij dan gaan fungeren als sparringpartner. Maar zover zijn wij nog niet, eerst zal er nog een hoop moeten gebeuren. Kortom jouw deskundige mening doet ertoe en er wordt verwacht dat jij met initiatieven komt.
Jij bent in deze functie de onmisbare kracht op de backoffice! Op deze afdeling worden (administratieve) taken verricht op het gebied van contractadministratie, facturatie en (financiële) klachtafhandeling. Jij hebt veel contact met zowel in- al externe klanten. Ons klantenbestand bestaat uit o.a. Rijksoverheid, internationale dienstverleners, MKB, maar ook datacenters en banken.
Dus ben jij omgevingsbewust, flexibel en initiatiefrijk? In jouw werk als Process Coördinator Backoffice komt het allemaal samen. In de basis ben jij administratief sterk, werk je zorgvuldig en kun je zelfstandig werken. Jij hebt snel door hoe processen werken en vind het leuk om deze te verbeteren als dat nodig is. In deze rol heb je met veel mensen contact, je bent daarom erg communicatief en klantvriendelijk. In deze functie ben jij de onmisbare kracht op de backoffice! En verder? Wil je jezelf ontwikkelen en meegroeien met de ambities van de afdeling!

 Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Het verrichten van werkzaamheden op het gebied van contractadministratie, facturatie en (financiële) klachtafhandeling
• Zorgdragen dat de diverse onderliggende periodieke processen rondom de Back Office goed zijn beschreven, onderhouden en regelmatig worden gecontroleerd.
• Verantwoordelijk voor het beschrijven en bijwerken van alle toepasselijke procesplaten & -beschrijvingen, werkinstructies, etc. conform interne QHSSE formats (KHB)
• Het coördineren en zelf uitvoeren van interne audits & kwaliteitscontroles op de afdeling m.b.t. de diverse processen
• Vastleggen en beoordelen van risico's m.b.t. Back Office processen en het opstellen, implementeren van beheersmaatregelen (en evaluatie van effectiviteit)
• Operationeel aanspreekpunt BO voor Business, Finance & Country Control inzake accountancy aangelegenheden (jaarlijkse accountantscontrole, risk management framework, etc.) 
• Activiteiten uit de QHSSE taakbrief 'Quality Coördinator' is integraal onderdeel van de rol en daarmee ook operationeel aanspreekpunt voor QHSSE (jaarlijkse externe audit, periodieke interne audits, etc.)
• Uitvoeren van de reguliere Back Office werkzaamheden, hierbij kun je denken aan het invoeren & muteren van klantdata en -afspraken als ook het zorgdragen van een correcte en tijdige facturatie.

 In deze functie ben jij voor ongeveer 60% van de tijd bezig met reguliere BO werkzaamheden en 40% van de tijd met Quality werkzaamheden.
Programma’s? Jij vindt gemakkelijk je weg in diverse systemen zoals: Microsoft Dynamics, Word, Excel, Sharepoint, Outlook, Topdesk en Oracle. Heb jij met één van deze systemen geen ervaring? Geen probleem, zolang jij het maar leuk vindt om dit te leren.
Samenwerken? Natuurlijk, dit hoort bij Securitas. Je gaat samenwerken met een leuke, informele team. Daarnaast werk je ook regelmatig samen met het team QHSE.
Wat deze baan ook interessant voor jou maakt is dat Securitas momenteel in een transitieperiode bevindt waarin je zelf ook met innovaties en eigen inbreng kan komen.

Jij hebt het

Jij bent een daadkrachtig en energiek persoon die zelf zijn weg wil en kan vinden binnen een grote organisatie als Securitas. Daarbovenop heb jij voor deze vacature van Proces Coördinator Backoffice:

• Een HBO werk- en denkniveau;
• Een financiële achtergrond is een pré (bijvoorbeeld crediteuren administratie);
• Sterke affiniteit en/ of ervaring in contractadministratie/ -beheer;
• De knowhow voor verbeteren van processen
• Affiniteit met kwaliteitsmanagementsystemen en interne audits is een pré
• Ervaring met ERP systemen en Microsoft applicaties heeft de voorkeur;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• (Graag) een (t)huis binnen een straal van 40 kilometer van ons kantoor in Breukelen

Op ons kan je rekenen

Securitas heeft jou als Proces Coördinator Backoffice ontzettend veel te bieden. Kijken we alleen al naar de arbeidsvoorwaarden, dan is dat op basis van 40 uur per week:

• Een mooi marktconform salaris
• Een functie van 32 tot 40 uur per week
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband
• 28 vakantiedagen
• Een goede pensioenregeling en 8% vakantiegeld
• Een laptop wordt ter beschikking gesteld
• Een werkplek in ons nieuwe hoofdkantoor te Breukelen i.c.m. thuiswerken
• Jaarlijkse bonusuitkering afhankelijk van de bedrijfsresultaten
• Doorgroeimogelijkheden
• Ontwikkelingsmogelijkheden. Kies uit meer dan 150 cursussen. Van leiderschap tot de Engelse taal
• Een reiskostenvergoeding

Actiemodus aan

Zodra je op onze sollicitatiebutton klikt, start voor jou het sollicitatieproces:

• Binnen 2 werkdagen neemt onze Recruiter Floris contact met jou op. We plannen een gesprek via MS Teams in om jouw sollicitatie te bespreken
• Indien er vanuit beide kanten een positieve match wordt ervaren, dan volgen er nog gesprekken bij ons op kantoor met je aanstaande manager, teamleider en teamleden.
• Een test met filmpjes en vragen maakt onderdeel uit van je sollicitatie
• Veiligheid voorop. Voordat je jouw arbeidsovereenkomst ontvangt, wordt er altijd een screening bij de politie uitgevoerd

Wil je voordat je solliciteert meer informatie over de vacature van Proces Coördinator Backoffice in Breukelen? Floris Nesselaar, Recruiter staat voor jou klaar via +316 43 29 34 04 (WhatsAppen? Prima) en floris.nesselaar@securitas.nl